POLITICAS DE TRATAMIENTO
INTRODUCCIÓN

Con fundamento en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” IDENTICO S.A.S., con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C, como responsable del tratamiento de datos personales de otros, adopta mediante el presente documento las políticas y procedimientos para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en bases de datos y/o archivos. La presente Política se aplica a toda información personal de los clientes, prospectos, contratistas, proveedores, empleados, o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre información a IDENTICO S.A.S. IDENTICO S.A.S. podrá actualizar esta política en cualquier momento, ya sea para atención de novedades legislativas, regulatorias o jurisprudenciales, políticas internas, o por cualquier otra razón o circunstancia, lo cual se informará y se dará a conocer oportunamente, mediante documento escrito, publicación en el sitio web, comunicación verbal o mediante cualquier otra tecnología, por este motivo se recomienda al titular de los datos personales, revisarla con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada. De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.

l. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS. DOMICILIO Y DIRECCIÓN: IDENTICO S.A.S. Identificada con Nit 800.199.498-0, con sede principal en la ciudad de Bogotá ubicada en la Bogotá en la Cl 77 No 11-19 Piso 7 Of 701, Pagina web: www.identico.com.co, Teléfono: 7429166

2. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES. IDENTICO S.A.S., tiene una base de datos con información comercial y tecnológica que ha venido utilizando para fines comerciales, a través de invitaciones a eventos presenciales, virtuales y promoción de soluciones tecnológicas. Dentro del ámbito de los derechos a la intimidad, al buen nombre, la imagen y demás garantías Constitucionales, IDENTICO S.A.S.,utiliza los datos personales que el titular de datos registró en la asistencia a nuestros eventos o mediante la invitación a eventos o actividades relativas a nuestro objeto comercial, siempre dentro del marco de la misión y el objeto mismo de IDENTICO S.A.S., Los datos que utiliza IDENTICO S.A.S.,para la normal comunicación con sus prospectos y clientes, tiene que ver con sus datos de identificación, esto es, nombres y apellidos, género, profesión u oficio y perfil en las redes sociales. Adicionalmente, IDENTICO S.A.S., utiliza datos de contacto de la compañía: teléfonos (oficina y móvil), correo electrónico, cargo, nombre e identificación de la empresa, número de empleados, plataformas tecnológicas, dirección y grupo empresarial. Igualmente, IDENTICO S.A.S., hace uso de los datos proporcionados a lo largo de la trayectoria de sus relaciones con los clientes, tales como almacenamiento de documentos que fueron radicados en nuestras oficinas y que contienen firma e información personal de éstos cuando se trata de personas naturales, o de los socios, empleados, contratistas o dependientes en el caso de personas jurídicas. La recolección de datos personales y su tratamiento automatizado tienen como finalidad facilitar la gestión, administración, mejora y ampliación de los distintos servicios, la elaboración de estadísticas, la gestión o seguimiento de incidencias, así como el envío de comunicaciones, y cualquier otro fin que en el ejercicio de su objeto social IDENTICO S.A.S., requiera. Así las cosas, los datos personales son utilizados exclusivamente por las áreas de mercadeo, comercial, administrativa y servicio al cliente para las siguientes finalidades: Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas contables. Tratamiento de sus datos personales en nuestras actividades de mercadeo. Mejorar nuestro conocimiento del mercado en el uso de aplicaciones tecnológicas. Adaptación de nuestros productos y servicios para responder mejor a sus intereses, campañas de actualización de datos. Enviar cartas, revistas y comunicaciones en general. Mejorar los servicios que ofrece IDENTICO S.A.S., Realización de estudios y análisis de las encuestas y comentarios de los socios e invitados. Gestión de las peticiones, quejas y reclamos.

3. DERECHOS DEL TITULAR. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a IDENTICO S.A.S. Ser informado por IDENTICO S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

3.1. LOS DERECHOS PODRÁN SE EJERCIDOS POR: El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

4. RESPONSABLE ENCARGADO DE LAS CONSULTAS RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUSPENSIÓN DE DATOS La persona responsable de las consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y suspensión de datos será en adelante CARLOS JOSE GOMEZ MURILLO.

5. PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RE CLAMOS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUSPENSIÓN DE DATOS.

5.1 CONSULTAS. Los titulares podrán consultar la información personal del titular que repose en IDENTICO S.A.S., quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Las consultas podrán formularse al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

5.2 RECLAMOS. El Titular de la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante IDENTICO S.A.S., el cual será solicitado por escrito al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..

5.3 PETICIÓN DE ACTUALIZACIÓN Y/O RECTIFICACIÓN. IDENTICO S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados. 5.4 PETICIÓN DE SUPRESIÓN DE DATOS El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a IDENTICO S.A.S. su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos: a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos. No obstante, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia IDENTICO S.A.S. podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

6. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO IDENTICO S.A.S.,se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

7. DATOS SENSIBLES Para efectos de la Ley de protección de datos personales y de las presentes políticas de tratamiento de datos personales, se entiende por datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del titular, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. IDENTICO S.A.S., reitera su carácter apolítico, así como que se trata de una entidad sin orientaciones religiosas o étnicas excluyentes. Sin embargo, el titular de la información personal, no está obligado a suministrar datos sensibles, por lo tanto cualquier solicitud de los mismos requerirá autorización expresa.

8. DATOS PERSONALES DE LOS MENORES DE EDAD Los datos personales que reposen en las bases de datos de IDENTICO S.A.S., sobre niños, niñas y adolescentes y que sean necesarios para la prestación de los servicios de IDENTICO S.A.S. serán utilizados única y exclusivamente de manera enunciativa en el registro y toma de estadísticas. IDENTICO S.A.S., asegura su protección de conformidad con la Constitución Política y la Ley. En todo caso, cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de IDENTICO S.A.S.,o que se soliciten deberán ser autorizados expresamente por el representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto. De igual manera IDENTICO S.A.S., facilitará a los representantes legales de los menores, la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.

9. TERCEROS Las bases de datos o archivos no serán suministradas a terceros, salvo expresa autorización del titular, o en los casos previstos en la Ley. La transferencia y/o uso compartido de datos de los prospectos, clientes, socios y empleados de IDENTICO S.A.S., con terceros, se refiere única y exclusivamente a los fines correspondientes al envío de correspondencia y comunicaciones de IDENTICO S.A.S.,

10. MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES IDENTICO S.A.S., informa a los titulares de los datos personales que ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Los datos personales que el titular de la información suministre a IDENTICO S.A.S., bajo cualquier medio, tales como el nombre, identificación, edad, género, dirección, teléfono y correo electrónico, serán administrados de forma confidencial, con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales. La información será incorporada en las diferentes bases de datos que maneja IDENTICO S.A.S., y cuya responsabilidad y manejo está a cargo de IDENTICO S.A.S., IDENTICO S.A.S., cuenta con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, el acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para nuestros empleados y colaboradores. Nuestros funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecidas en la Ley. El sistema en donde reposan las bases de datos (salesforce.com) cuenta con distintas certificaciones de seguridad, está protegido físicamente en un lugar seguro y es supervisado por entes auditores a nivel internacional. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o prospectos bajo un sistema protegido con contraseñas. Por lo anterior, IDENTICO S.A.S., otorgará las garantías y asumirá las obligaciones o responsabilidades por pérdida o sustracción de información de su sistema informático únicamente cuando por negligencia o dolo, un tercero no autorizado acceda a la información, y procurará de manera diligente y prudente la seguridad de la información en medio digital o físico.

11. ACEPTACIÓN DE LAS PRESENTES POLÍTICAS El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Tratamiento de datos Personales de IDENTICO S.A.S., Teniendo en cuenta que existe una relación recurrente entre los titulares de los datos personales y IDENTICO S.A.S, y que IDENTICO S.A.S. ha solicitado de manera explícita a sus clientes, prospectos, colaboradores y contratistas las autorizaciones para continuar con el tratamiento de datos personales ya recolectados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013; IDENTICO S.A.S., continuará usando los datos almacenados necesarios para ofrecer los servicios para el normal funcionamiento, mientras el Titular no contacte al Responsable para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos legales, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento sus derechos y pedir la eliminación del dato.

12.VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación y durante el tiempo en que IDENTICO S.A.S., ejerza las actividades propias de su objeto social.

13. CONTACTO CON EL RESPONSABLE Para cualquier información relativa a esta Política de protección de datos, puede acercarse o enviar comunicación a IDENTICO S.A.S., Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. El presente manual rige a partir de su publicación en el sitio web de IDENTICO S.A.S.,

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